Reconcilierea SAGA C și RO e-Factura: ce verifici înainte de închiderea lunii.

Răspunsul scurt

RO e-Factura folosește factura electronică în format structurat XML, iar documentația SAGA C descrie fluxuri distincte pentru generare, transmitere, răspunsuri și import. Reconcilierea începe după aceste operațiuni tehnice: verifici dacă aceeași factură și aceeași stare se regăsesc coerent în documente și contabilitate.

Nu presupune că un XML primit este automat înregistrat corect sau că o înregistrare contabilă dovedește singură starea din sistem. Păstrează identificatorii, perioada și dovezile pentru aceeași tranzacție.

1. Leagă factura și identificatorii ei de mesajul sau răspunsul din fluxul RO e-Factura.
2. Compară documentul cu poziția din SAGA C, jurnalul TVA și balanța aceleiași perioade.
3. Închide traseul cu documentele justificative, încasarea sau plata și explicația contabilului.

1. Leagă documentul de starea lui

Pentru fiecare factură materială, păstrează numărul, data, furnizorul sau clientul, baza, TVA-ul, totalul și identificatorul disponibil în fluxul RO e-Factura. Verifică mesajele de transmitere ori răspunsurile, nu doar existența unui fișier local.

Documentația SAGA C arată separat istoricul transmiterilor și răspunsurile preluate din SPV. O factură poate necesita clarificare chiar dacă a fost descărcată sau afișată în program.

2. Compară cu SAGA C și jurnalele lunii

Compară factura cu poziția corespunzătoare din SAGA C, apoi cu jurnalul de cumpărări sau vânzări și cu balanța perioadei. Pentru stornări, avansuri și documente în valută ori cu tratament particular, notează explicația; nu forța o potrivire doar după total.

Dacă lipsește o poziție sau există dubluri, oprește concluzia și verifică sursa. Prezența unei sume în balanță nu dovedește singură completitudinea documentelor ori tratamentul fiscal.

• aceeași firmă și aceeași perioadă în toate sursele;
• număr, dată, partener, bază, TVA și total comparabile;
• stornările și avansurile legate de documentul explicativ;
• diferențele notate cu sursă, responsabil și pas următor.

3. Închide traseul cu plățile și documentele

Pentru facturile urmărite în cash-flow, leagă documentul și înregistrarea de încasarea sau plata efectivă. O factură transmisă nu este numerar, iar o scadență nu este o plată confirmată.

Păstrează alături contractul, comanda, recepția, extrasul și explicația contabilă atunci când sunt relevante. Checklistul organizează controlul; nu stabilește deductibilitatea și nu certifică închiderea.

Ce poate urmări Avolia și unde se oprește

Avolia poate pune alături datele importate din SAGA C și fișierele e-Factura, marcând lipsuri, perioade nealiniate și diferențe care cer explicație. Semnalul rămâne legat de companie, perioadă și sursa disponibilă.

Avolia nu transmite documente în SPV, nu validează deductibilitatea, nu repară înregistrările și nu garantează conformarea. Contabilul verifică dovezile și decide tratamentul și acțiunea.

• Analizează balanța de verificare importată din SAGA C
• Continuă cu verificările înainte de închiderea lunii
• Pregătește traseul documentelor pentru o eventuală inspecție